1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln die Erbringung von HR-Beratungsleistungen durch Penguin & Elephant Consulting, betrieben von Theresa Siek („wir“, „uns“ oder „die Beraterin“), an Sie („der Auftraggeber“ oder „die Auftraggeberin“).

Mit der Beauftragung unserer Dienstleistungen, der Buchung einer Sitzung oder der Unterzeichnung eines Angebots oder Auftragsschreibens erklären Sie sich mit diesen AGB einverstanden. Diese AGB gelten ergänzend zu einem individuellen Auftragsschreiben oder einer Leistungsbeschreibung. Bei Widersprüchen hat das Auftragsschreiben Vorrang.

Wir behalten uns das Recht vor, diese AGB von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Für Ihren Auftrag gilt die zum Zeitpunkt der Beauftragung gültige Fassung.

 

2. Unsere Leistungen

Penguin & Elephant Consulting bietet HR-Beratungsleistungen für Start-ups, wachsende Unternehmen und Scale-ups an. Die Leistungen umfassen unter anderem:

• Teilzeit-HR-Partnerschaft und fraktionale HR-Unterstützung.

• Recruiting-Beratung und Gestaltung von Einstellungsprozessen.

• Trennungsbegleitung und Offboarding-Beratung.

• Entwicklung und Dokumentation von HR-Prozessen.

• Konzeption und Durchführung von jährlichen Mitarbeitergesprächen.

• Schulungen für Führungskräfte und Teams.

• Beratung zur Auswahl und Steuerung von Employer-of-Record-Anbietern (EoR).

Der konkrete Leistungsumfang wird in einem Angebot, Auftragsschreiben oder einer Leistungsbeschreibung vor Beginn der Arbeit festgelegt.

Wir erteilen fachkundige Empfehlungen auf Basis unserer Expertise und der uns vorliegenden Informationen. Unsere Beratung stellt keine Rechtsberatung dar. Soweit rechtliche Beratung erforderlich ist, empfehlen wir die Hinzuziehung einer qualifizierten Rechtsanwältin oder eines qualifizierten Rechtsanwalts.

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3. Angebot und Auftragserteilung

3.1 Angebote

Ein Angebot oder Auftragsschreiben legt Leistungsumfang, Honorar, Ergebnisse und Zeitplan fest. Angebote sind ab Ausstellungsdatum 30 Tage gültig, sofern nichts anderes angegeben ist.

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3.2 Auftragsbeginn

Ein Auftrag beginnt mit der schriftlichen Annahme eines Angebots (auch per E-Mail), der Unterzeichnung eines Auftragsschreibens oder der Buchung über unsere Website. Wir behalten uns das Recht vor, Aufträge nach eigenem Ermessen abzulehnen.

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3.3 Änderungen des Leistungsumfangs

Wesentliche Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der schriftlichen Zustimmung beider Parteien. Zusätzliche Leistungen ausserhalb des ursprünglichen Umfangs werden gesondert angeboten und abgerechnet.

 

4. Honorar und Zahlung

4.1 Honorarstruktur

Das Honorar ist im jeweiligen Angebot oder Auftragsschreiben festgelegt. Wir bieten folgende Auftragsmodelle an:

• Retainer: monatliches Pauschalhonorar für laufende Teilzeit-HR-Unterstützung, im Voraus fällig.

• Projektbasiert: Festpreis für einen definierten Leistungsumfang, in der Regel 50 % bei Auftragsbeginn und 50 % bei Abschluss oder nach Meilensteinen.

• Stunden-/Tagessatz: für punktuelle Arbeiten, monatlich nachträglich nach Zeitaufwand abgerechnet.

4.2 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

Rechnungen werden in der im Angebot vereinbarten Währung (CHF, EUR, GBP oder USD) ausgestellt. Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum fällig, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.

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4.3 Verzugszinsen

Bei überfälligen Beträgen behalten wir uns das Recht vor, Verzugszinsen in Höhe von 5 % über dem Referenzzinssatz der Schweizerischen Nationalbank zu berechnen, täglich ab dem Fälligkeitsdatum. Bei mehr als 30 Tagen Rückstand können wir die Leistungserbringung aussetzen.

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4.4 Auslagen

Angemessene Auslagen, die im Zusammenhang mit einem Auftrag entstehen (z. B. Reise, Unterkunft, Drittanbieter-Tools), werden nach vorheriger Genehmigung zum Selbstkostenpreis in Rechnung gestellt. Belege werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

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4.5 Steuern

Das Honorar versteht sich exklusive anwendbarer Steuern (inkl. Mehrwertsteuer/MWST oder lokaler Äquivalente). Soweit wir zur Steuererhebung verpflichtet sind, wird die Steuer gesondert auf der Rechnung ausgewiesen und ist von Ihnen zu tragen.

 

5. Stornierung und Rückerstattung

5.1 Stornierung durch den Auftraggeber

Sie können eine gebuchte Sitzung stornieren oder einen Auftrag durch schriftliche Mitteilung beenden. Es gelten folgende Stornierungsbedingungen:

• Stornierung einer Einzelsitzung mit mehr als 48 Stunden Vorlaufzeit: vollständige Rückerstattung oder Gutschrift.

• Stornierung einer Einzelsitzung mit weniger als 48 Stunden Vorlaufzeit: das Sitzungshonorar ist nicht erstattungsfähig.

• Kündigung eines Retainer-Auftrags: 30 Tage schriftliche Kündigungsfrist. Honorare für bereits erbrachte oder innerhalb der Kündigungsfrist zugesagte Leistungen bleiben zahlungspflichtig.

• Kündigung eines Festpreisprojekts: Honorare für bis dahin erbrachte Leistungen sowie nicht rückforderbare Kosten bleiben zahlungspflichtig. Auf Anfrage stellen wir eine Aufstellung zur Verfügung.

5.2 Stornierung durch uns

Wir behalten uns das Recht vor, Sitzungen oder Aufträge aufgrund unvorhergesehener Umstände (Krankheit, Notfall, höhere Gewalt) zu stornieren oder zu verschieben. In diesem Fall bieten wir einen Ersatztermin oder eine vollständige Rückerstattung vorausbezahlter Sitzungen an.

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5.3 Rückerstattungsverfahren

Genehmigte Rückerstattungen werden innerhalb von 14 Werktagen auf die ursprüngliche Zahlungsmethode oder per Bankkontozahlung bearbeitet. Für bereits erbrachte Leistungen werden keine Rückerstattungen gewährt.

 

6. Pflichten des Auftraggebers

Damit wir unsere Leistungen effektiv erbringen können, verpflichten Sie sich:

• Genaue, vollständige und rechtzeitige Informationen sowie Zugang zu relevanten Mitarbeitenden, Systemen und Dokumenten bereitzustellen.

• Eine Kontaktperson mit ausreichender Entscheidungsbefugnis zu benennen.

• Unsere Ergebnisse und Mitteilungen innerhalb angemessener Fristen zu prüfen und darauf zu reagieren.

• Sicherzustellen, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen keine Rechte Dritter oder anwendbares Recht verletzen.

Verzögerungen, die durch fehlende Informationen oder ausstehende Genehmigungen entstehen, können zu geänderten Zeitplänen oder Zusatzkosten führen. Wir werden Sie in solchen Fällen umgehend informieren.

 

7. Vertraulichkeit

7.1 Unsere Pflichten

Wir behandeln alle vertraulichen Informationen, die Sie uns mitteilen, streng vertraulich und geben diese ohne Ihre vorherige schriftliche Zustimmung nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

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7.2 Ihre Pflichten

Sie verpflichten sich, eigentümliche Methoden, Tools, Vorlagen oder Know-how, die wir Ihnen im Rahmen eines Auftrags zur Verfügung stellen, vertraulich zu behandeln.

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7.3 Ausnahmen

Vertraulichkeitspflichten gelten nicht für Informationen, die: (a) ohne Verschulden einer Partei öffentlich bekannt sind oder werden; (b) der empfangenden Partei vor der Offenlegung bereits bekannt waren; (c) unabhängig entwickelt wurden; oder (d) gesetzlich oder behördlich offenzulegen sind.

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7.4 Dauer

Vertraulichkeitspflichten gelten für einen Zeitraum von drei (3) Jahren nach Beendigung des Auftrags fort.

 

8. Geistiges Eigentum

8.1 Unsere Materialien

Tools, Vorlagen, Methoden, Frameworks und Know-how, die wir in einen Auftrag einbringen, bleiben unser geistiges Eigentum. Wir gewähren Ihnen eine nicht ausschliessliche, nicht übertragbare Lizenz zur Nutzung der spezifisch für Ihr Unternehmen erstellten Ergebnisse ausschliesslich für interne Geschäftszwecke.

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8.2 Ihre Materialien

Dokumente, Daten und Materialien, die Sie uns zur Verfügung stellen, bleiben Ihr geistiges Eigentum. Sie gewähren uns eine Lizenz zur Nutzung dieser Materialien ausschliesslich zum Zweck der Leistungserbringung.

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8.3 Massgeschneiderte Ergebnisse

Soweit wir massgeschneiderte schriftliche Ergebnisse speziell für Sie erstellen (z. B. HR-Richtlinien, Stellenbeschreibungen, Prozessdokumentation), geht das Eigentum daran nach vollständiger Bezahlung auf Sie über.

 

9. Haftungsbeschränkung

9.1 Unsere Haftung

Wir erbringen unsere Leistungen mit der gebotenen Sorgfalt und Fachkenntnis. Im grösstmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang gilt:

• Unsere Gesamthaftung gegenüber Ihnen im Zusammenhang mit einem Auftrag ist auf die Gesamthöhe der von Ihnen für diesen Auftrag in den 12 Monaten vor dem Schadensereignis bezahlten Honorare beschränkt.

• Wir haften nicht für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Umsatzverluste, Geschäftsausfälle oder Datenverluste.

9.2 Keine Haftungsausschluss zwingendem Recht

Diese AGB schliessen unsere Haftung nicht aus für: Körperverletzung oder Tod durch Fahrlässigkeit; Betrug oder arglistige Täuschung; oder sonstige Haftung, die nach zwingendem Recht (insbesondere Schweizer zwingenden Vorschriften, EU-Verbraucherschutzrecht oder britischem Verbraucherrecht, soweit anwendbar) nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden kann.

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9.3 Eigenverantwortung für Entscheidungen

Unsere Empfehlungen dienen als Entscheidungsgrundlage. Wir sind nicht verantwortlich für die Ergebnisse von Geschäftsentscheidungen, die Sie auf Basis unserer Beratung treffen, noch für eine fehlerhafte Umsetzung unserer Empfehlungen.

 

10. Datenschutz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäss unserer Datenschutzerklärung, abrufbar unter www.penguinelephantconsulting.com. Beide Parteien verpflichten sich, im Rahmen eines Auftrags das anwendbare Datenschutzrecht einzuhalten (insbesondere DSGVO, UK-DSGVO, Schweizer DSG sowie anwendbare US-amerikanische Datenschutzgesetze).

Soweit wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeiten (z. B. wenn Sie uns Mitarbeiterdaten übermitteln), schliessen wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen ab.

 

11. Antikorruption und ethische Grundsätze

Beide Parteien verpflichten sich, alle anwendbaren Antikorruptions- und Bestechungsgesetze einzuhalten, insbesondere den britischen Bribery Act 2010, den US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und die Schweizer Antikorruptionsgesetzgebung. Keine Partei wird im Zusammenhang mit unserer Zusammenarbeit Bestechungsgelder, Rückzahlungen oder unzulässige Zuwendungen anbieten, gewähren, fordern oder annehmen.

 

12. Höhere Gewalt

Keine Partei ist für Verzögerungen oder die Nichterfüllung von Pflichten verantwortlich, die auf Ereignisse zurückzuführen sind, die sich ausserhalb ihrer vernünftigen Kontrolle befinden, einschliesslich Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Unruhen, Regierungsmaßnahmen, Stromausfall oder Internetausfälle. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich und ergreift angemessene Massnahmen zur Schadensbegrenzung.

 

13. Kündigung

13.1 Ordentliche Kündigung

Jede Partei kann einen laufenden Auftrag mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich kündigen, vorbehaltlich der Stornierungsbedingungen gemäss Ziffer 5.

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13.2 Ausserordentliche Kündigung

Jede Partei kann einen Auftrag mit sofortiger Wirkung schriftlich kündigen, wenn die andere Partei: (a) eine wesentliche Vertragsverletzung begeht, die nicht innerhalb von 14 Tagen nach schriftlicher Benachrichtigung behoben wird; (b) zahlungsunfähig wird oder in Konkurs oder Liquidation gerät; oder (c) rechtswidrig, unehrlich oder reputationsschädigend handelt.

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13.3 Folgen der Kündigung

Nach Kündigung bleiben alle fälligen Beträge für erbrachte Leistungen zahlungspflichtig; jede Partei gibt vertrauliche Informationen der anderen auf Anfrage zurück oder vernichtet diese; Bestimmungen, die nach Kündigung fortgelten sollen (Vertraulichkeit, geistiges Eigentum, Haftung, anwendbares Recht), bleiben in Kraft.

 

14. Anwendbares Recht und Streitbeilegung

14.1 Anwendbares Recht

Diese AGB unterliegen dem Schweizer Recht. Für Auftraggeber mit Sitz in der EU oder im UK bleiben zwingende Verbraucher- oder B2B-Schutzvorschriften des jeweiligen lokalen Rechts anwendbar und werden durch diese Klausel nicht ausgeschlossen.

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14.2 Gerichtsstand

Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB, die nicht gütlich beigelegt werden können, unterliegen der ausschliesslichen Zuständigkeit der Gerichte des Kantons Aargau, Schweiz, sofern nicht zwingende Vorschriften des lokalen Rechts etwas anderes vorschreiben.

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14.3 Streitbeilegungsverfahren

Vor Einleitung eines formellen Verfahrens verpflichten sich die Parteien, Streitigkeiten im guten Glauben durch Verhandlung beizulegen. Kann die Streitigkeit innerhalb von 30 Tagen nicht gelöst werden, kann jede Partei eine Mediation oder ein formelles Gerichtsverfahren einleiten.

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14.4 EU-Auftraggeber — Online-Streitbeilegung

Wenn Sie EU-Verbraucher sind, können Sie auch die Online-Streitbeilegungsplattform der Europäischen Kommission nutzen: https://ec.europa.eu/consumers/odr.

 

15. Allgemeine Bestimmungen

15.1 Gesamte Vereinbarung

Diese AGB bilden zusammen mit einem etwaigen Auftragsschreiben oder Angebot die vollständige Vereinbarung der Parteien zum Vertragsgegenstand und ersetzen alle vorherigen Gespräche, Zusicherungen oder Vereinbarungen.

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15.2 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt und in vollem Umfang gültig.

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15.3 Verzicht

Das Nichtausüben oder die Verzögerung bei der Ausübung von Rechten aus diesen AGB stellt keinen Verzicht auf diese Rechte dar.

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15.4 Abtretung

Eine Abtretung oder Übertragung Ihrer Rechte oder Pflichten aus diesen AGB bedarf unserer vorherigen schriftlichen Zustimmung. Wir können unsere Pflichten im Rahmen einer Unternehmensrestrukturierung oder eines Verkaufs auf einen Nachfolger übertragen, sofern dies die von Ihnen erhaltenen Leistungen nicht wesentlich beeinträchtigt.

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15.5 Mitteilungen

Mitteilungen gemäss diesen AGB müssen schriftlich und per E-Mail an die im Auftragsschreiben genannten Adressen übermittelt werden, für uns an theresa@penguinelephantconsulting.com. Mitteilungen gelten als zugestellt am nächsten Werktag nach dem Versand, sofern keine Zustellungsfehlermeldung eingeht.

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15.6 Verhältnis der Parteien

Wir sind als unabhängige Auftragnehmerin tätig. Nichts in diesen AGB begründet ein Arbeitsverhältnis, eine Partnerschaft, ein Agentshurverhältnis oder ein Gemeinschaftsunternehmen zwischen den Parteien.

 

16. Kontakt

Für Fragen zu diesen AGB wenden Sie sich bitte an:

 

Name: Theresa Siek

 

Unternehmen: Penguin & Elephant Consulting

 

E-Mail: theresa@penguinelephantconsulting.com

 

Telefon: +44 7401 222681